La "data certa" con la PEC: Posta Elettronica Certificata

La data certa con la PEC: Posta Elettronica Certificata

La posta elettronica certificata è uno strumento semplice e adeguato a garantire la data certa del DVR, obbligatoria dal 16 maggio. Una nuova normativa obbliga inoltre le aziende a comunicare una casella di posta elettronica al registro delle imprese. Ormai in Italia e in buona parte d’Europa l’e-mail (acronimo di Electronic Mail) si può considerare uno degli strumenti di comunicazione più utilizzati, uno strumento che ha il vantaggio di essere immediato e di poter includere non solo testo, ma anche immagini, audio, video o qualsiasi tipo di file. Tuttavia la posta elettronica ha sempre avuto un problema: la mancanza di sicurezza riguardo all’effettiva trasmissione di quanto comunicato. Per ovviare a ciò è disponibile la Posta Elettronica Certificata (PEC) un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard ma a cui si aggiungono delle caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione tali da aggiungere un valore legale ai messaggi. In questo caso certificare l’invio e la ricezione significa fornire al mittente, dal proprio gestore di posta, una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale allegata documentazione e, quando il messaggio perviene al destinatario, una ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale.
Segnaliamo che con il Decreto legge n. 185 del 29/11/2008, convertito nella legge n. 2 del 28/01/2009, la Posta Elettronica Certificata è ora obbligatoria per le aziende e per i professionisti iscritti ad albi e la comunicazione della casella PEC deve avvenire:
– per tutte le nuove aziende al registro delle imprese e al momento dell’ iscrizione;
– per le società già costituite sempre al registro delle imprese ed entro 3 anni di tempo dall’entrata in vigore della legge;
– per i professionisti iscritti in albi ai rispettivi ordini o collegi entro 1 anno dall’entrata in vigore della legge.
In specifico al comma 6, 7 e 8 dell’articolo 16 del Decreto legge n. 185 del 29 novembre 2008 è indicato che:

Art. 16 (Riduzione dei costi amministrativi a carico delle imprese):
6. Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese. Entro tre anni dalla data di entrata in vigore della presente legge tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l’indirizzo di posta elettronica certificata. L’iscrizione dell’indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.
7. I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro un anno dalla data di entrata in vigore della presente legge.
Gli ordini e i collegi pubblicano in un elenco consultabile in via telematica i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata.
8. Le amministrazioni pubbliche di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e successive modificazioni, qualora non abbiano provveduto ai sensi dell’articolo 47, comma 3, lettera a), del Codice dell’Amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, istituiscono una casella di posta certificata per ciascun registro di protocollo e ne danno comunicazione al Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione, che provvede alla pubblicazione di tali caselle in un elenco consultabile per via telematica. Dall’attuazione del presente articolo non devono derivare nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica e si deve provvedere nell’ambito delle risorse disponibili.
Ma la Posta Elettronica Certificata non è solo un obbligo per le aziende ma uno strumento utile per la certificazione di alcuni documenti relativi alla sicurezza sul lavoro.
Secondo il Decreto Legislativo 81/2008 il documento di valutazione dei rischi deve avere “data certa”: un’indicazione che, se ignorata, rende inadeguato il DVR con conseguenti sanzioni per il datore di lavoro.
Ricordiamo che l’apposizione di data certa sul documento di valutazione dei rischi, il cui obbligo è slittato al 16 maggio 2009, è possibile certificarla in diversi modi: tra questi anche la Posta Elettronica Certificata.

La Posta Elettronica Certificata è disciplinata dal DPR n. 68 dell’ 11 febbraio 2005, che ne indica le modalità di utilizzo e introduce la figura dei gestori del servizio (art. 14); questi gestori sono iscritti in apposito elenco tenuto dal Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (Cnipa) che ne verifica i requisiti soggettivi ed oggettivi.
Tale elenco è pubblico e contiene, per ogni gestore, le seguenti indicazioni:
– denominazione sociale;
– sede legale;
– rappresentante legale;
– indirizzo internet;
– data di iscrizione all’elenco;
– data di cessazione ed eventuale gestore sostitutivo.

A coloro che nei prossimi mesi si doteranno di una PEC ricordiamo che attraverso questo strumento le ricevute e avvisi che un mittente può ottenere sono:
– ricevuta di accettazione;
– avviso di non accettazione per eccezioni formali ovvero per virus informatici;
– ricevuta di avvenuta consegna, che può essere completa, breve o sintetica;
– avviso di mancata consegna per superamento dei tempi massimi previsti ovvero per rilevazione di virus informatici;
– avviso di mancata consegna.
Nel caso poi il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte – conservata per legge per un periodo di 30 mesi – consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, del documento smarrito.

Fonte: PUNTOSICURO – http://www.puntosicuro.it

Normativa applicabile – Regole Tecniche

La Posta Elettronica Certificata è il servizio di posta elettronica che fornisce al mittente la prova legale dell’invio e della consegna di documenti informatici. La posta elettronica certificata (PEC) è la trasmissione telematica di comunicazioni con ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna e avviene ai sensi del Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68. La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata mediante la posta elettronica certificata, equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta e ha valore legale. La data e l’ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e alle relative regole tecniche.
Nei casi di invio o ricezione di messaggi verso caselle di posta elettronica tradizionale, il sistema non può eseguire tutti i passi previsti dal circuito della posta certificata e non esplica tutti i requisiti previsti dalla normativa vigente. Per tale ragione la trasmissione dei messaggi non ha gli stessi effetti legali di validità e opponibilità.

Nota Bene:

Per garantire la data certa al documento di Valutazione dei rischi è necessario allegare al messaggio di posta elettronica certificata il documento in formato PDF, o in altro formato, a condizione che sia di tipo protetto e non modificabile. Per rispettare tutti i requisiti fissati dalla normativa vigente ed avere valore legale a tutti gli effetti, il messaggio deve essere sia trasmesso che ricevuto da caselle, entrambe di posta elettronica certificata.

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